КРОК 1. Затвердження графіку відпусток

Зверніть увагу, створення графіку відпусток є обов’язковим для всіх роботодавців, відповідно до ст. 10 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 №504/96-ВР. Зазначеною нормою встановлено, що черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілки (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників.

При цьому, дія відповідного закону поширюється на всі категорії роботодавців. Таким чином, вимога складати графік відпусток поширюється і на фізосіб, які використовують найману працю.

Більше того,  відсутність у роботодавця графіку відпусток є підставою для притягнення посадових осіб до адміністративної відповідальності за ст. 41 КУпАП (штраф від 30 до 100 н.м.д.г. — від 510 до 1700 гривень).

Такий графік відпусток складається заздалегідь. При цьому, фактична кількість використаних працівниками відпусток може відрізнятися від запланованої.

Кожен роботодавець має право скласти графік у довільній формі чи розробити власну форму (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10). У ньому зазначається місяць початку використання відпустки, інколи — місяць початку відпустки і місяць її закінчення чи конкретна дата початку відпустки.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

При цьому варто пам’ятати, що українським трудовим законодавством встановлено переважне право на отримання відпустки у зручний для працівника час:

• особам віком до 18 років;

• інвалідам;

• жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

• жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

• одинокій матері (батьку), яка виховує дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одну або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

• дружинам (чоловікам) військовослужбовців;

• ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

• ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.1993 №3551-XII;

• батькам — вихователям дитячих будинків сімейного типу;

• в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

КРОК 2. Створення резерву відпусток

Підприємства мають створювати резерв забезпечення для щорічних основних і додаткових відпусток та для додаткових відпусток для працівників з дітьми.

Резерви можуть не створювати (п. 8 розд. І П(С)БО 25) суб’єкти мікропідприємництва. За ст. 55 ГКУ суб’єкти мікропідприємництва — це, зокрема, юрособи будь-якої організаційно-правової форми та власності, у яких за останній календарний рік середньооблікова чисельність працівників не перевищує 10 осіб і річний дохід не перевищує суму, еквівалентну 2 млн євро за середньорічним курсом НБУ.

КРОК 3. Надання попередження про початок відпустки

Працівник має попередити про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. При цьому, форму повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено, а тому повідомлення має довільний характер. Те саме стосується і документу, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки. На практиці для цього часто використовують заяву від працівника.

КРОК 4. Заява на відпустку

Законодавством передбачено, що оформлення заяви на відпустку від працівника відбувається у випадку його незгоди зі строками у раніше складеному графіку відпусток або в разі відсутності такого графіку у роботодавця. В іншому випадку – достатньо наказу про надаання відпустки. Остаточне рішення, чи надавати таку незаплановану відпустку, приймає керівник (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10).

При цьому, ст. 11 Закону № 504 передбачено, що щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:

• порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;

• несвоєчасної виплати роботодавцем відпускних.

Щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або ж продовжена за таких обставин:

• тимчасова непрацездатність працівника;

• виконання працівником держаних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;

• настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;

• збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку із навчанням.

КРОК 5. Наказ про надання відпустки

Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки можна використати типовий форму наказу № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».

КРОК 6. Виплата відпускних

Ст. 74 КЗпП передбачено, що щорічні відпустки надаються працівникам зі збереженням на їх період місця роботи та зарплати. Працівникам заробітна плата за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку (ст. 115 КЗпП).

Зверніть увагу: у зазначеній нормі йдеться про календарні дні (лист Мінсоцполітики від 26.06.2009 р. № 155/13/116-09).

КРОК 7. Табелювання відпустки

За бажання роботодавець може протабелювати працівників, що йдуть у відпустку. Для цього можна застосувати Типову форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», хоча, зазначимо, це не є  обов’язковим. В такій формі табелю потрібно зазначити відмітки про відпустки працівника. Так, щорічні основні відпустки зазначаються кодом «В» (або цифровим кодом «08»), а щорічні додаткові зазначають з кодом «Д» (або цифровим кодом «09»).